Inscription, invitations, placement optimisé par IA, check-in, statistiques : BenchEvent orchestre chaque étape de vos speed-meetings, dîners networking et rencontres B2B, de A à Z.
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Configurez vos rounds, vos tables et vos participants. BenchEvent calcule en quelques secondes le placement optimal qui maximise les rencontres pertinentes, respecte les souhaits exprimés et équilibre les tables. Vous gardez le contrôle, l'algorithme fait le travail.
Organisateurs de salons B2B, agences évènementielles, chambres de commerce, accélérateurs de startups, écoles, associations professionnelles : tous ceux qui veulent transformer un évènement en machine à connexions de qualité.
Vos participants méritent mieux qu'un placement aléatoire !
Algorithme d'optimisation qui calcule le meilleur placement en quelques secondes, même pour 500+ participants.
Chaque participant accède à son espace pour exprimer ses souhaits de rencontre et consulter son planning.
Enchaînez 3, 5, 10 rounds. L'algorithme garantit que personne ne se rencontre deux fois (sauf si vous le voulez).
Catégorisez vos participants et appliquez des règles : pas deux startups à la même table, un investisseur par groupe, etc.
Tous les formats où la qualité des rencontres fait la valeur de l'évènement.
Sessions de rendez-vous courts (10-20 min) entre acheteurs et fournisseurs, startups et investisseurs, candidats et recruteurs.
Plans de table optimisés pour mélanger les profils et garantir des conversations enrichissantes à chaque table.
Organisez les rendez-vous d'affaires en marge de votre salon. Chaque exposant rencontre les bons visiteurs.
Constituez des équipes équilibrées en compétences, brassez les participants entre les sessions de travail.
Reconnectez vos anciens élèves selon leurs promotions, leurs métiers et leurs centres d'intérêt.
Enchaînez les entretiens courts entre candidats et entreprises selon les profils recherchés.
De l'inscription au follow-up, BenchEvent vous accompagne à chaque étape de votre évènement de networking professionnel.
Préparation
Créez votre page d'inscription avec vos champs métier : fonction, secteur d'activité, objectifs de rencontre. Qualifiez chaque participant en amont pour un placement plus pertinent.
Importez vos listes depuis Excel ou CSV en quelques secondes. Rattachez automatiquement vos participants à leurs équipes, types et catégories.
Envoyez invitations, confirmations et rappels J-7 / J-1 automatiquement. Suivez les ouvertures et relancez les participants qui n'ont pas répondu.
Vos participants expriment qui ils veulent rencontrer via un portail dédié. Notre solveur d'optimisation calcule le plan de table optimal en quelques secondes.
Le jour J
Émargement en quelques secondes à l'arrivée grâce au scan de QR code. Impression de badges personnalisés avec nom, société et numéro de table par round.
Chaque participant consulte son programme de rendez-vous sur son téléphone via un lien unique. Fini les plans de table papier perdus ou obsolètes.
Réorganisez le placement à la volée en cas d'absence, d'ajout ou de modification de dernière minute. Le solveur recalcule instantanément.
Valorisation
Téléchargez la liste complète des rencontres réalisées, par participant et par round, au format CSV ou Excel. Idéal pour votre reporting et le suivi commercial.
Analysez votre évènement avec des indicateurs clairs : taux de présence, satisfaction des souhaits exprimés, nombre moyen de rencontres par participant.
Collectez les retours de vos participants via un formulaire personnalisable envoyé automatiquement après l'évènement. Mesurez votre NPS et identifiez les axes d'amélioration.
Chaque participant reçoit la liste de ses rencontres pour prolonger la conversation. Vos invités repartent avec un souvenir concret et actionnable.
Comment fonctionne le placement automatique ?
BenchEvent s'appuie sur un moteur d'optimisation sous contraintes. Vous définissez vos règles (qui peut rencontrer qui, capacités des tables, souhaits des participants) et l'algorithme calcule le meilleur placement en quelques secondes.
Mes participants peuvent-ils exprimer des préférences ?
Oui. Chaque participant accède à un portail dédié pour indiquer qui il souhaite rencontrer ou éviter, avec une priorité de 1 à 3 étoiles. L'algorithme en tient compte dans le placement.
Combien de participants puis-je gérer ?
De 10 à plusieurs milliers. Le solveur a été testé sur des évènements de 500+ participants avec plusieurs rounds, et calcule le placement en moins d'une minute.
Puis-je modifier le placement après calcul ?
Bien sûr. BenchEvent vous montre la solution proposée que vous pouvez ajuster manuellement, ou relancer le solveur avec des contraintes différentes.
Parlez-nous de votre évènement. Un expert BenchEvent vous recontacte sous 24h pour une démo personnalisée de 30 minutes.
